Gestión eficaz del tiempo

Introducción:

Ejercer un rol profesional en el entorno actual implica poseer una serie de habilidades que permitan enfrentarse a cambios rápidos y continuos que requieren flexibilidad a la vez que constancia, planificación a la vez que capacidad de improvisar, hacer cosas urgentes, a la vez que se piensa y se trabaja en lo importante.

Desarrollar estas habilidades es fundamental ya que el entorno exige tomar decisiones rápidamente, pero sin desatender lo prioritario, lo cual da equilibrio, flexibilidad y eficacia. Sin embargo, cada individuo tiene su estilo de personalidad en lo que al uso del tiempo se refiere, que condiciona en gran medida el desarrollo de las competencias necesarias para su gestión eficaz.

Con este programa desarrollarás las habilidades que te permitirán realizar una planificación de manera sistemática y habitual y conocerás herramientas que te ayudarán a realizar tu actividad con eficacia y eficiencia.

Objetivos

• Ser conscientes de la importancia de una buena organización y sistematización del trabajo y del tiempo como instrumento de mejora de la eficacia y eficiencia de la actividad.
• Conocer las fortalezas y debilidades personales en relación a la gestión y organización del trabajo, aprender a potenciar las primeras y corregir las segundas para desarrollar hábitos eficaces que contribuyan a conseguir resultados en el rol profesional.
• Contar con conocimientos y herramientas para sistematizar el trabajo y entrenar las habilidades necesarias para gestionar el tiempo y ejecutar las tareas de una forma más eficaz y eficiente, teniendo siempre presente las metas del propio rol profesional.

Contenidos

1. Análisis de mi rol profesional y de mi problemática asociada

• Cuál es el objetivo de mi puesto o función
• Qué responsabilidades y tareas conlleva mi puesto o función: planificar, actuar, comunicar, organizar, decidir…
• El tiempo que dedico a las actividades asociadas a mi rol ¿Es necesario y/o suficiente?
• Autodiagnóstico de mi personalidad en relación a la organización del trabajo y del tiempo, consecuencias profesionales y personales
• Dónde tengo más problemas para organizar el trabajo
• Cuáles son mis “ladrones de tiempo” reales y percibidos

2. Conociendo al tiempo y sus implicaciones

• La problemática del tiempo está en la mente
• La gestión eficaz del tiempo es un hábito a adquirir
• La regla de Pareto y sus consecuencias
• Razones endógenas y exógenas de pérdidas de tiempo
• Importancia vs. urgencia: pautas para priorizar actividades
• Tareas activas, reactivas y cómo abordarlas
• El por qué y para qué de la planificación y reflexión posterior
• Por qué debemos evitar la multitarea
• Procrastinación: ¿Cómo superarla?

3. Técnicas y sistemas organizativos como apoyo al rol profesional

• Reglas para la definición de metas, objetivos y planes
• Planificación, sistematización, control y seguimiento
• Tratamiento efectivo de los “ladrones de tiempo”
• Trucos para ponerse y poner limitaciones
• La Asertividad, una técnica para aprender a “decir no”
• Sistemas, agendas, y herramientas para organizar las tareas
• Las nuevas tecnologías: gestión del correo electrónico, archivos digitales…
• Micro-prácticas de mindfulness para favorecer la concentración, memoria y rendimiento

4. Metodologías y herramientas para la organización y gestión

• Análisis ABC
• Método POSEC
• Matriz Eisenhower
• Kaizen
• Lean Management
• GTD
• Kamban
• Scrum